Thông tin trong quá trình lãnh đạo, quản lý

Tóm tắt: Thông tin là nhu cầu thiết yếu trong mọi hoạt động của đời sống xã hội, đặc biệt là trong hoạt động lãnh đạo, quản lý. Thông tin là điều kiện tiên quyết góp phần bảo đảm cho nhà lãnh đạo, quản lý hoạt động hiệu quả. Công tác lãnh đạo, quản lý luôn gắn liền với thông tin và các quá trình thông tin. Nếu không có thông tin hoặc thiếu thông tin, thông tin không chính xác thì quá trình lãnh đạo, quản lý sẽ không có hiệu quả và khó đạt được mục đích.

Từ khóa: thông tin, lãnh đạo, quản lý

1. Thông tin với quá trình lãnh đạo, quản lý

Công tác lãnh đạo, quản lý là một khoa học đồng thời là một nghệ thuật. Quá trình lãnh đạo, quản lý gồm các khâu như: xác định chủ trương, lập kế hoạch và ra quyết định; tổ chức thực hiện quyết định; kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện quyết định; tổng kết, đánh giá việc thực hiện quyết định. Để thực hiện mỗi khâu và để toàn bộ quá trình lãnh đạo, quản lý được tiến hành nhịp nhàng, có kết quả, không thể thiếu vật liệu cơ bản là thông tin. Thông tin là công cụ, là phương tiện, đồng thời là sản phẩm của quá trình lãnh đạo. Về bản chất, hoạt động lãnh đạo là quá trình làm việc với thông tin. Để hoạt động lãnh đạo, quản lý có hiệu quả, cần phải xây dựng hệ thống thông tin tối ưu.

- Vai trò của thông tin trong việc hoạch định chủ trương, lập kế hoạch và ra quyết định

Thông tin là cơ sở để người lãnh đạo, quản lý ban hành các quyết định lãnh đạo; là cơ sở khoa học cho các nhà lãnh đạo, quản lý nhận định đúng vấn đề cần phải lập kế hoạch và ra quyết định; đánh giá đúng thực tại, các yếu tố tác động cũng như những vấn đề phải đối mặt trong quá trình thực hiện quyết định; nhận diện đúng đối tượng và điều kiện bảo đảm thực hiện quyết định; xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng mục tiêu; lựa chọn các phương án để thực hiện quyết định. Một trong các khâu quan trọng của quá trình ban hành quyết định lãnh đạo là thu thập thông tin và xử lý thông tin. Đây là điều kiện bảo đảm quyết định lãnh đạo hợp pháp và hợp lý, liên quan đến chất lượng và hiệu quả của quyết định lãnh đạo. Thông tin quy định nội dung của công tác lãnh đạo, quản lý. Việc nắm bắt, khai thác và sử dụng thông tin một cách khoa học, chính xác, kịp thời, đầy đủ sẽ giúp người lãnh đạo, quản lý đưa ra các quyết định đúng đắn, đạt hiệu quả cao.

Các quyết định của các cấp lãnh đạo, quản lý đưa ra chỉ được xem là đúng đắn khi nó phản ánh đúng tình hình khách quan, đúng quy luật vận động của xã hội, đúng thực tiễn, phù hợp với lợi ích của đông đảo quần chúng trong xã hội và đáp ứng nguyện vọng chính đáng của nhân dân. Thông tin giúp các nhà lãnh đạo, quản lý nhận thức đúng đắn sự vật, hiện tượng; tình hình thực tế của xã hội; nắm bắt chính xác nguyện vọng của nhân dân để đưa ra quyết định đúng và có khả năng thực thi. Các thông tin được thống kê, tổng hợp kịp thời và chính xác sẽ giúp người lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình làm việc tối ưu; đề ra các nội dung đúng trọng tâm, đổi mới và phong phú, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc. Ngược lại, thông tin thu thập thiếu hoặc không chính xác sẽ làm cho người quản lý không nhận diện được bản chất, quy luật của vấn đề quyết định, dẫn đến việc các nhà lãnh đạo, quản lý đưa ra các quyết định sai, hoặc chỉ dừng lại ở mức độ chung chung, xa rời thực tiễn, thiếu tính thuyết phục và không mang lại kết quả như mong muốn. Kết quả khi thi hành sẽ đi ngược lại lợi ích chung của quần chúng, kìm hãm sự phát triển, thậm chí đẩy xã hội thụt lùi.

Thông tin thu thập đầy đủ nhưng thiếu kỹ năng xử lý cũng sẽ làm giảm ý nghĩa của thông tin, không đem lại cơ sở khoa học vững chắc cho quá trình lập kế hoạch và ra quyết định.

Đối với những vấn đề lớn, quan trọng, để có được những quyết định đúng, đòi hỏi lượng thông tin thu thập phải toàn diện, phong phú, chính xác và kịp thời, bao gồm cả thông tin quốc tế, thông tin trong nước và thông tin cơ sở. Có như vậy mới đủ dữ liệu khoa học để giải quyết những vấn đề trọng đại. Thông tin đầy đủ, có chất lượng cao, phản ánh đúng tình hình thực tế là điều kiện không thể thiếu để bảo đảm tính khoa học, tính thực thi của các nghị quyết và quyết định. Việc thu thập thông tin và ra quyết định đòi hỏi hai yêu cầu: một là, phải nắm vững thông tin thường xuyên và toàn diện nhằm phát hiện vấn đề, khi vấn đề đã được xác định phải chọn ra thông tin có trọng tâm, trọng điểm để hình thành phương hướng giải quyết vấn đề đó; hai là, người lãnh đạo, quản lý phải có năng lực quyết đoán, hành động kịp thời khi đã có được những thông tin, dữ liệu khoa học chính xác về vấn đề đó. Vì vậy, ngoài những thông tin khách thể còn phải thu thập cả những thông tin liên quan đến chủ thể.

- Vai trò của thông tin trong công tác lãnh đạo tổ chức thực hiện quyết định

Hoạt động lãnh đạo, quản lý là một quá trình mà các loại thông tin, dữ liệu không ngừng được hoàn thiện, xử lý và lặp đi, lặp lại. Các nhà lãnh đạo, quản lý các cấp từ Trung ương đến địa phương và cơ sở dựa vào các nguồn tin đã được chọn lọc qua hệ thống thông tin học làm cơ sở hoạch định các chủ trương, đường lối, chính sách, ban hành các nghị quyết và ra các quyết định lãnh đạo, quản lý; đồng thời tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định đó trong thực tiễn.

Trong quá trình lãnh đạo tổ chức thực hiện quyết định, thông tin có vai trò rất quan trọng. Thông tin là căn cứ để thực hiện các quyết định lãnh đạo. Thông tin giúp các nhà lãnh đạo xác định chính xác công việc cần tổ chức thực hiện, trên cơ sở đó, xây dựng phương án thực hiện và phương án dự phòng. Thông tin là cơ sở để các nhà lãnh đạo giải quyết công việc. Người lãnh đạo, quản lý cần có thông tin đầy đủ về đối tượng bị lãnh đạo cũng như các dữ liệu cần thiết về nhân lực, vật lực và tài lực,… để thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức; phân công, phân nhiệm và giao quyền; xây dựng các phương án bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân lực và phân bổ các nguồn lực khác; giải quyết các vấn đề liên quan tới công tác tổ chức;… trong thực thi quyết định.

Thông tin cung cấp đầy đủ các dữ liệu sẽ là cơ sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế; lựa chọn các phương pháp và phong cách quản lý hiệu quả. Người lãnh đạo, quản lý phải nắm rõ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu của các tổ chức mà mình lãnh đạo để từ đó chỉ đạo hoạt động các tổ chức này phù hợp với quy định chung và phát triển vững mạnh.

Các thông tin được thống kê, tổng hợp kịp thời và chính xác sẽ giúp người lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình làm việc hiệu quả, đưa ra các nội dung làm việc trọng tâm, đổi mới và phong phú, từ đó nâng cao chất lượng lãnh đạo.

Những thông tin chung và những thông tin cụ thể về từng cá nhân giúp người lãnh đạo, quản lý nắm bắt kịp thời tâm tư, tình cảm, nguyện vọng, mặt mạnh, mặt yếu của từng người, từ đó có biện pháp giúp đỡ, khuyến khích họ phát huy những mặt mạnh, khắc phục những điểm hạn chế, chủ động trong thực hiện nhiệm vụ, tạo điều kiện cho họ nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, trình độ lý luận chính trị, góp phần nâng cao mặt bằng trình độ chung của tập thể.

Công tác thông tin tổng hợp giúp người lãnh đạo, quản lý nắm vững tình hình, kịp thời tuyên truyền và quán triệt tới từng cá nhân về các chủ trương, quyết định lãnh đạo.

Thông tin về diễn biến tư tưởng của các đối tượng bị lãnh đạo giúp lãnh đạo theo dõi sát sao hơn, đề ra các hình thức khác nhau nhằm giúp họ thông suốt tư tưởng và ủng hộ các chủ trương, quyết định lãnh đạo.

Thông tin tổng hợp cung cấp dữ liệu, số liệu đầy đủ, chính xác và bao quát quá trình thực hiện chủ trương, quyết định lãnh đạo; tình hình chung có khả năng tác động tới chủ trương, quyết định lãnh đạo; các yếu tố liên quan tới chủ trương, quyết định lãnh đạo;… tạo điều kiện cho lãnh đạo theo dõi, có biện pháp thiết thực trong việc tháo gỡ khó khăn, vướng mắc, đồng thời đề xuất các giải pháp mang tính đột phá nhằm hoàn thành thắng lợi mục tiêu đề ra.

Việc theo dõi, thu thập thông tin phản hồi trong quá trình thực thi nghị quyết, quyết định để phát hiện những điểm chưa hoàn chỉnh của nghị quyết, quyết định, từ đó bổ sung, chỉnh sửa để nghị quyết, quyết định ngày càng hoàn chỉnh hơn là điều cần thiết đối với các cấp lãnh đạo, quản lý, từ đó giúp người lãnh đạo hiểu rõ mình, hiểu rõ nhu cầu bức xúc của cơ sở, không để lặp lại sai lầm, thiếu sót.

Nắm vững thông tin phản hồi còn giúp cho các cấp lãnh đạo, quản lý kịp thời tổng kết, cổ vũ, biểu dương những tổ chức và cá nhân điển hình trong việc chấp hành nghị quyết, quyết định, kịp thời uốn nắn các biểu hiện lệch lạc, trái với quan điểm, đường lối của Đảng trong khi thi hành quyết định lãnh đạo, quản lý.

- Vai trò của thông tin trong công tác lãnh đạo kiểm tra, giám sát việc thực hiện quyết định

Công tác thông tin tổng hợp có vai trò đặc biệt quan trọng trong công tác lãnh đạo kiểm tra, giám sát việc thực hiện quyết định. Thông tin là căn cứ để kiểm tra việc thực hiện quyết định, giúp người lãnh đạo có cái nhìn khách quan, chính xác về việc triển khai thực hiện quyết định, về đối tượng được kiểm tra, giám sát, từ đó nhận định, đánh giá đúng, bảo đảm kết quả kiểm tra, giám sát công bằng, công tâm và dân chủ.

Thông tin có vai trò quan trọng trong việc lựa chọn vấn đề cần kiểm tra, cung cấp dữ liệu cho việc xây dựng các tiêu chuẩn, các phương án để đo lường, kịp thời uốn nắn và đưa ra các giải pháp sửa chữa sai lầm cho đối tượng bị lãnh đạo.

- Vai trò của thông tin trong công tác tổng kết, đánh giá việc thực hiện quyết định lãnh đạo

Công tác tổng kết, đánh giá việc thực hiện quyết định lãnh đạo là việc làm rất cần thiết, giúp người lãnh đạo, quản lý xác định được mức độ thành công hay thất bại của quyết định mà mình đã đưa ra, mặt được và chưa được, những điểm mạnh cần phát huy và những điểm yếu cần khắc phục, rút kinh nghiệm,… Để làm tốt công tác này, thông tin giữ vai trò vô cùng quan trọng, là căn cứ giúp người quản lý nhận định đúng tình hình, đánh giá công bằng và khách quan.

Thông tin góp phần quan trọng trong việc phân tích, dự báo, phòng ngừa và ngăn chặn rủi ro trong hoạt động lãnh đạo, quản lý. Thông tin liên kết toàn bộ quá trình lãnh đạo, là nhân tố không thể thiếu trong việc xây dựng ban hành quyết định, triển khai thực hiện, kiểm tra, giám sát việc thực hiện quyết định, cuối cùng là tổng kết và đánh giá việc thực hiện quyết định. Có thể khẳng định rằng, thông tin góp phần duy trì hoạt động lãnh đạo, quản lý, và chất lượng thông tin quyết định hiệu quả của hoạt động lãnh đạo, quản lý. Vì vậy, cần phải xây dựng được mạng lưới thông tin có chất lượng cao, bảo đảm hoạt động lãnh đạo đạt được mục đích đề ra.

Một trong những tiêu chuẩn đánh giá năng lực của người cán bộ lãnh đạo, quản lý là khả năng cập nhật, thu thập và xử lý thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn, chính xác, kịp thời; tổ chức thực thi các quyết định đạt hiệu quả cao; kiểm tra và giám sát việc thực hiện quyết định một cách công tâm và dân chủ; tổng kết, đánh giá việc thực hiện quyết định lãnh đạo công bằng và khách quan.

Thông tin sẽ giúp cho cán bộ lãnh đạo, quản lý không rơi vào chủ nghĩa hình thức, giáo điều, bệnh rập khuôn máy móc, bệnh quan liêu hành chính; tạo cho người lãnh đạo khả năng nắm bắt tình hình nhạy cảm, dự báo trước các điều có thể xảy ra trong quá trình lãnh đạo, quản lý và từ đó dự kiến những biện pháp giải quyết có hiệu quả.

Thông tin đóng vai trò quan trọng trong tất cả các khâu của quá trình lãnh đạo, quản lý, góp phần bảo đảm cho nhà lãnh đạo, quản lý hoạt động hiệu quả, đạt được các mục tiêu đã định. Việc nắm bắt, phân tích, điều khiển, kiểm soát, sử dụng và khai thác thông tin có ý nghĩa quyết định đối với nhà lãnh đạo, quản lý.

Những thông tin, dữ liệu thu thập được chỉ có giá trị làm cơ sở cho việc hoạch định chủ trương, đường lối, ban hành nghị quyết, ra quyết định khi chúng đã qua quá trình xử lý nghiêm ngặt. Xử lý thông tin là quá trình phân tích, tổng hợp bằng tư duy khoa học những thông tin nhận được để phân biệt đâu là thông tin đúng, thể hiện bản chất một sự vật hay một quá trình vận động xã hội, đâu là thông tin giả tạo, thông tin thất thiệt để loại bỏ. Dựa trên những thông tin chính xác, khoa học, các nhà lãnh đạo, quản lý mới có thể đưa ra những quyết định đúng đắn và có khả năng thực thi cao nhất. Vì vậy, đổi mới, nâng cao chất lượng công tác thông tin tổng hợp là yêu cầu khách quan và cần thiết để bảo đảm phục vụ ngày càng tốt hơn công tác lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp.

Mục tiêu đổi mới và nâng cao chất lượng công tác thông tin tổng hợp là cung cấp thường xuyên các thông tin một cách đầy đủ, toàn diện, chính xác, kịp thời; đề xuất các vấn đề cần thiết phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, góp phần nâng cao tính thống nhất, bảo đảm hiệu lực, hiệu quả trong lãnh đạo, chỉ đạo; bảo đảm sự lãnh đạo, chỉ đạo toàn diện trên các lĩnh vực, đúng định hướng, có trọng tâm, trọng điểm; kịp thời giải quyết những vấn đề phát sinh, bức xúc. Để nâng cao chất lượng công tác thông tin tổng hợp, cần thực hiện tốt các giải pháp sau:

Một là, nâng cao nhận thức về vai trò, tác dụng của thông tin học đối với cán bộ, công chức, viên chức, đặc biệt là với đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý chủ chốt và cán bộ chuyên trách về thông tin học của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các đoàn thể chính trị - xã hội. Nhận thức đúng về vai trò, tác dụng của thông tin học là tiền đề quan trọng để hoạt động của thông tin học phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo, quản lý, đưa công tác lãnh đạo, quản lý đạt được hiệu quả tối ưu.

Hai là, tạo điều kiện cho thông tin học phát huy vai trò trong công tác lãnh đạo, quản lý của Đảng và Nhà nước.

Để nâng cao năng lực ra nghị quyết, quyết định và điều hành, quản lý của Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trên môi trường mạng, ngày 10-4-2007, Chính phủ đã ra Nghị định số 64/2007/NĐ-CP về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, sau đó đã phê duyệt kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước năm 2008 và những năm sau. Theo đó, từng bước đưa các hoạt động chỉ đạo, điều hành, quản lý văn bản, trao đổi tài liệu giữa các cơ quan lên môi trường mạng.

Ba là, việc thu thập, xử lý thông tin, cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin phục vụ yêu cầu lãnh đạo đòi hỏi phải luôn bám sát kế hoạch và chương trình thực thi quyết định lãnh đạo; thực hiện tốt chế độ báo cáo thống kê; tổ chức tốt các cuộc khảo sát, rút kinh nghiệm;...

Bốn là, từng bước hiện đại hóa cơ sở hạ tầng thông tin học, coi trọng việc xây dựng các mạng truyền dẫn thông tin trong nội bộ cơ quan và từ nội bộ ra các cơ quan bên ngoài, từ trong nước ra thế giới và ngược lại; trang bị máy móc, thiết bị hiện đại để phục vụ tốt việc thu thập, phân tích và xử lý thông tin một cách nhanh nhất, chính xác nhất, đầy đủ nhất.

Năm là, quan tâm đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo.

Để mạng thông tin liên kết hoạt động an toàn và hiệu quả, các bộ, ngành, địa phương phải chủ động xây dựng cổng thông tin điện tử, đào tạo nhân lực khai thác, vận hành và sử dụng hệ thống thông tin, tạo lập cơ sở dữ liệu một cách khoa học, bảo đảm cập nhật, quản lý và kết nối thông tin với mạng chung; đồng thời phải có sự chỉ đạo, hợp tác chặt chẽ về kỹ thuật và công nghệ của cơ quan chuyên môn để bảo đảm các tiêu chuẩn và hệ thống cổng thông tin, thiết kế cấu trúc cơ sở dữ liệu cũng như công tác bảo mật, an toàn dữ liệu phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo, quản lý.

Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng và kiện toàn đội ngũ cán bộ trực tiếp làm công tác thông tin học lên ngang tầm đòi hỏi của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư hiện nay. Đội ngũ cán bộ này là lực lượng nòng cốt giúp lãnh đạo thu thập, phân tích, xử lý kịp thời, chính xác, khoa học các thông tin, dữ liệu cần thiết cho việc ban hành các nghị quyết, quyết định, văn bản quản lý đúng đắn và có hiệu lực cao trong thực thi.

Trong tình hình hiện nay, đất nước đang đứng trước những thách thức lớn, tình hình thế giới cũng có những biến động khó lường, vấn đề thông tin và xử lý thông tin đóng vai trò rất quan trọng; đòi hỏi thông tin phải được cung cấp, xử lý kịp thời, khách quan, chính xác để các cấp lãnh đạo, quản lý ra các quyết định lãnh đạo, quản lý đúng và trúng, góp phần đưa đất nước ổn định và phát triển bền vững.

TS. ĐẶNG ĐÌNH THANH

Học viện Hành chính quốc gia